Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams informieren.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Online-Meetings in Arbeitsteams, Online-Seminare (einzeln oder als Bestanteile eines Blended Learning-Kurses) durchzuführen (nachfolgend: „Teams-Meetings“). Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 mit Sitz in den USA.
Verantwortlicher
Verantwortlich für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Teams-Meetings steht, ist das Elektro Technologie Zentrum der Innung für Elektro- und Informationstechnik Stuttgart.
Hinweise: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Informationen zum Datenschutz von Microsoft finden Sie unter:
Datenschutz und Sicherheit in Microsoft Teams – für IT-Fachleute | News Center Microsoft
Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams herunterzuladen. Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann über die Website von Microsoft Teams erbracht.
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Teams-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
Angaben Benutzer/in: Vor- und Nachname, ggf. Anzeigename („Display name“), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Firmenname (optional), Passwort.
Einwahl per Telefon: Ausgehende sowie eingehende Rufnummer, Länderkennung, Start -& Endzeit.
Meeting-Metadaten: Beschreibung (optional), Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, IP-Adresse, Telefonnummer, Ort.
Text-, Audio- und Videodaten: Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Microsoft Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Teams-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Teams-Meeting für alle Teilnehmenden anzuzeigen. Zudem ist es Ihnen unbenommen, Inhalte zu teilen oder nicht, wobei Sie das Teilen der Inhalte jederzeit wieder abbrechen können.
Teilnahme Teams-Meeting: Um an einem Teams-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Bei der Bereitstellung des Online-Meetings ist die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System erforderlich, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss Ihre IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Weiter dient die Protokollierung der Daten in Logfiles zur Erkennung und Beseitigung von Störungen und Missbräuchen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Website, zur Optimierung der Inhalte der Website sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
Aufzeichnung Teams-Meeting: Teams-Meetings (Video und Audio) können zu Lernzwecken aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen stehen den Teilnehmer/innen zu Wiederholungs- und Übungszwecken bis 14 Tage nach Ende des Teams-Meetings bzw. des Blended Learning-Kurses zur Verfügung und werden dann gelöscht. Der Aufzeichnung und Speicherung stimmen Sie im Rahmen der vorliegenden Datenschutzerklärung explizit zu.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Teams-Meetings erforderlich ist, können auch die Chatinhalte protokolliert werden. Dies wird jedoch nicht der Regelfall sein.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Elektro Technologie Zentrums verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Teams-Meetings.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Teams-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse einzig an der effektiven Durchführung von Teams-Meetings.
Empfänger/ Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Teams Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie aber bitte, dass Inhalte aus Teams-Meetings häufig dazu dienen, um Informationen mit Kund/innen bzw. Kursteilnehmer/innen, Interessent/innen zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Microsoft Teams ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Microsoft Teams einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Microsoft Teams-Konfiguration so vorgenommen, dass z.B. für die Durchführung von Webinaren bzw. Webcasts nur Rechenzentren in Deutschland genutzt werden.
Datenschutzbeauftragte/r
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen wie folgt:
Elektro Technologie Zentrum
Krefelder Straße 12
70376 Stuttgart
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutz-rechtlichen Vorgaben.
Die Löschung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Sie haben das Beschwerderecht hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten auf Auskunft, Widerspruch, Löschung und Beschwerde finden Sie auf unserer Internetseite: https://www.etz-stuttgart.de/Datenschutz
Stand: 22.02.2023